3 (tåbelige) fejl, du skal styre uden om, når du tager imod dine deltagere
Dagen er kommet.
Din konference åbner dørene lige om lidt.
Deltagerne er på trapperne.
Og du står klar til at tage imod, byde velkommen og udlevere navneskilte.
Hvis du allerede har stået på gulvet og taget imod deltagerne til en konference masser af gange før, er der ingen grund til, at du læser videre. For så kender du allerede de 3 (tåbelige) fejl, som det er absolut bedst, at styre udenom.
Har du derimod brug for lidt sparring på, hvordan du bedst griber opgaven an, med at tage godt imod deltagerne til din konference, så læs bare videre. Her kommer nemlig 3 klassiske eksempler på hvad du helst skal styre uden om, hvis du gerne vil give dine deltagere en god start på din konference.
De 3 (tåbelige) fejl kommer her
-
Tjek ind-området er for lille.
Forestil dig det her: Der er sat et bord op med et lille velkomstskilt. Det står i en smal gang lige uden for døren ind til konferencelokalet, hvor dagens program starter. Dine deltagere klumper sammen foran bordet og bliver utålmodige, fordi de i løbet af ingen tid, ender med at stå i kø for at få deres navneskilt udleveret. Ikke et godt førstehåndsindtryk! Det er et klassisk scenarie. Og sker faktisk oftere, end man skulle tro.
Løsning: Sørg for, at der er god plads dér, hvor du skal tage imod dine deltagere. Uanset hvordan du udleverer dine navneskilte, skal der altid være plads til, at mange deltagere kan få udleveret navneskilte på én gang.
-
Der er ikke tydelig markering af velkomstområdet.
Forestil dig det her: De lokaler, I skal benytte til konferencen ligger et stykke væk fra hovedindgangen. Deltagerne kan ikke se lokalerne fra hovedindgangen i bygningen og er derfor usikre på, hvor de skal gå hen. Og når de endelig nærmer sig det rigtige sted, er de stadig i tvivl, fordi de ikke kan se et skilt eller anden form for markering, der viser, at de er på rette vej.
Løsning: Sørg for at have en tydelig, visuel markering af velkomstområdet. Fx med en roll-up eller andet, der er synlig på afstand. Helst med samme grafiske udtryk som resten af den kommunikation, du har sendt ud ifm. arrangementet. Hvis dit velkomstområde ikke ligger lige ved hovedindgangen, skal du desuden sørge for, at der er en synlig, visuel markering af, hvor de skal gå hen. Måske skal du ligefrem have en medarbejder til at stå ved hovedindgange og sørge for, at dine deltagere bliver sendt i den rigtige retning. Det er god service og giver ikke mindst deltagerne en rolig start på dagen, at de bliver guidet godt på vej.
-
Check in-personalet er ikke briefet på resten af arrangementet
Forestil dig det her: En deltager har lige fået udleveret sit navneskilt. Han har lige et lille hurtigt ekstra spørgsmål. Hvor er det nu, han skal overnatte i aften? Og hvilken workshop, er han tilmeldt? Den medarbejder, der har udleveret navneskiltet aner intet, og kan derfor ikke hjælpe. Til stor frustration hos deltageren.
Løsning: Sørg for, at de medarbejdere, der tager imod deltagerne, er klædt godt nok på til opgaven. Hvis de ikke har adgang til registreringssystemerne, hvor de hurtigt kan slå svar på spørgsmålene op – så sørg for, at de har relevante lister liggende i hard copy, de hurtigt kan tjekke. For der vil uden tvivl komme spørgsmål til nogle af deltagernes registrering eller andre praktiske spørgsmål.
Jeg kunne blive ved. For selvom disse 3 fejl er nogen af de mest almindelige, jeg oplever, når jeg er ude og hjælpe med check in af konferencedeltagere, er listen i princippet meget længere. Men hvis du styrer uden om disse 3 fejl, er du i hvert fald godt i gang.
Sådan hjælper OrgaNicer onsite.
Og har du brug for mere sparring eller hjælp til at sørge for check in af dine deltagere, giver du os bare et kald. Vi hjælper gerne.
De bedste hilsner,
Tina Biel
Projektleder hos OrgaNicer
