Vi koordinerede rejseprogram (inkl. booking af flybilletter) for medlemmer af pressen samt shuttle til alle hotellerne, jyske lufthavne samt MCH Vardevej, der skulle afstemmes med alle de udenlandske gæsters ankomst og afrejse. 

Der var prisforhandling og koordinering af hotelværelser. Der skulle bruges ca. 1000 værelser per dag i 2 dage og ca. 300 i 2 dage og gerne inden for 35-45 km afstand.

Under hele forløbet er der generel meget tæt kontakt med Agromek-Teamet, hvor vi bl.a. løbende afholdt vi statusmøder, hvor nuværende og forestående opgaver blev vendt og tidsplanen opdateres. 

Ansvarlig for callcentret, hvor vi kontakter de inviterede, som endnu ikke har accepteret eller afslået deres invitation.

Bemandet infoskranke på alle messedage (samt vagttelefon), hvor vi bl.a. stod for udlevering af navneskilte, billetter til festmiddag til de internationale inviterede gæster, samt sørge for, at shuttlebusserne bliver sendt afsted på de rigtige tidspunkter, med de rigtige gæster.

Derudover var der også opgaver som :

• Udarbejde bordplan til festaften til ca. 1200 deltagere
• Assistance til visa ansøgninger
• Seating af ca. 1400 gæster til festmiddagen
• Grundig evaluering med samarbejdspartnere og Agromek efter endt arrangement

De udsendte invitationer til alle udenlandske gæster og opfølgningen på disse i form af reminders per mail samt call center.

Derudover fik vi trykt navneskilte og uddelt til messens deltagere samt afstemning af gæsternes og udstillernes ønsker mht. indkvartering.

Igen brug af egne systemer (designet med Agromeks farver og logoer), som gør det enkelt for både udstiller, at indstille gæsteemner og for gæsterne at tilmelde sig og registre deres rejseprogram. Herfra kan busselskabet selv trække opdaterede rejselister, til deres kørelister.

Der er stor fordel i tæt og god kontakt med hotellerne og busselskab, som gør at der hurtigt kan ageres på ændringer o. lign.        

Den tætte kontakt med Agromek-Teamet gennem hele forløbet og det faktum, at vi efterhånden har lavet arrangementet så mange gange, at vi kender mange af udstillerne (og deres ønsker) og gæsterne rigtig godt, hvilket er en stor fordel for hele processen. Det samme gælder for Agromek Teamet og vores samarbejdspartnere.