En guide til forhandling mellem mødekøber og venue
Synes du også, at det kan være svært at prutte om prisen? Det falder os ikke alle naturligt at gå i intens forhandling med gadesælgere, butikspersonale eller, for den sags skyld, konferenceafdelinger. Derfor har vi lavet denne guide til en bedre forhandling mellem mødekøber og venue. I guiden får du fifs til en skarp, men respektfuld forhandling.
Styr på det vigtigste
Inden du går til forhandling, skal du have styr på basis. Hvor stort er dit budget? Hvilke datoer er du interesseret i? Hvor mange deltagere forventer du? Og hvilken type venue er du på udkig efter? Det er vigtigt, at du har tegnet rammerne inden forhandlingen starter.
Afslør dit budget
Langt hen ad vejen får man, hvad man betaler for. Derfor skal du ikke holde venue hen i uvidenhed, hvad angår budget. Hvis det er et godt sted, så tilbyder de dig aldrig discount til luksuspriser. Alle mødesteder kan skrue op og ned for kvaliteten i produktporteføljen, og du får et bedre og mere relevant tilbud, hvis du indikerer et budgetniveau. Brug konkurrerende tilbud fra andre venues – fx ved hjælp af bookingservices – til at vurdere pris i forhold til indhold og kvalitet.
Kend din branche
Når du skal indgå i forhandling, er det smart at kende de forkortelser, generelle termer m.m. som leverandøren arbejder med. Hvis du ikke allerede kender til standarder for afbestilling, PCO, ROI, indhentning af allotment osv., så tjek nogle af de e-bøger, der udgives til mødeplanlæggere eller kig med i diskussioner i relevante fora – eller måske kender du en hotelreceptionist eller har en erfaren kollega, der kan give dig lidt fagligt indblik.
Skab og vedligehold en god relation
Mennesker der kender hinanden handler bedre sammen. Konferenceafdelingens personale har sandsynligvis arrangeret et ton af møder, så brug dem som sparringspartnere og opbyg en god relation, så I kan tale frit om, hvordan du får mest muligt for pengene og en super oplevelse på deres sted. Du må – selvfølgelig – også gerne ringe til OrgaNicer – vil vi vil altid gerne hjælpe dig med et godt råd 🙂
Vær professionel og seriøs
Det er en fordel at kunne vise venue, at man er en langvarig og pålidelig indtægtskilde. Understreg (hvis det passer) at I planlægger et fremadrettet og længerevarende samarbejde og ikke blot et lille ”one night stand” ;-).
Giv dig lidt – vis fleksibilitet
Hvis du gerne vil have et venue til at give sig lidt, så udvis lidt af den samme fleksibilitet. Måske er det ikke vigtigt, hvilken dato arrangementet afholdes? Eller måske kan aftenarrangementet sagtens holdes i et andet lokale, end det med den flotteste udsigt?
Bestil i mængder
Hvis du kan, så bestil flere møder på en gang. Kommer du med meget forretning allerede nu, eller kan du stille noget i udsigt, så vil mødevenue ofte være indstillet på at give en bedre samlet pris.
Free stuff – få noget oveni gratis
Det er ikke altid, at man kan rokke på prisen, men lad det ikke slå dig ud. Er der andet, som du kunne være interesseret i? Fx et VIP-lokale til en international speaker, mulighed for opgradering af værelser, en ekstra ret til middagen eller gratis adgang til wi-fi? Eller hvad med gratis parkering?
Afbestillingsbetingelser
– det med småt
Her kan det blive dyrt – rigtigt dyrt!
Det er svært at sige, hvilke betingelser du skal acceptere, men husk at alle aftaler er bindende. Hvis der ikke foreligger en aftale, så lægger man branchens kutyme om afbestilling til grund. I Danmark findes der et ankenævn for hotel, restaurant og turisme. De håndterer uoverensstemmelser mellem arrangør og leverandør. I regi af ankenævnet har man lavet et standard regelsæt, som en hjælp til alle, der arrangerer events og som grundlag for nævnets afgørelser. Du kan læse hele regelsættet her.
Få det på skrift
Selvom de fleste mennesker er flinke folk, så sørg for at få jeres aftale skrevet ned. Der er ingen, der kan huske, hvad I talte om i den telefonsamtale om et år – og du kan slet ikke bevise det. Du behøver ikke lange juridiske udredninger for mindre events, men du skal sikre dig, at der lige er en mail, der bekræfter aftalen.
ALT er til (respektfuld) forhandling
Forhandling handler om situationsfornemmelse og gamle dyder som pli, rimelighed osv. Hvis du ønsker en god forhandling, så respekter, at leverandøren selvfølgelig skal kunne tjene penge, at I skal indgå et kompromis, og at du bruger andres tid. Bed ikke om et tilbud eller indgå i en forhandling, som du alligevel aldrig har tænkt dig at handle på. Forhandling skal gerne resultere i at begge parter synes, at de har gjort en god handel. Ingen bør gå derfra med en oplevelse af, at være blevet snydt eller trynet. På den lange bane, så kan det nu engang bedst betale sig at have en god relation til hinanden.
