Fastlæg dine KPI’er 

Bliver dit møde eller din konference ikke altid helt som forventet?

Så bør du overveje, om KPI’er (key performance indicators) vil være en god måde at måle dit ønskede udfald af et møde eller event.

Hvis du har været i mødeplanlæggerbranchen nogle år, er nogle af de anbefalede spørgsmål sikkert allerede nogen, du ubevidst stiller dig selv under planlægningen af møder/konferencer. Men får du brugt din viden godt nok under planlægningen, under arrangementet og især bagefter til evaluering?

Med nedskrevne detaljer om hvorfor, hvordan og hvornår giver det både et redskab til egen vinding i form af at have bedre styr på forløbet, men ikke mindst også en faktuel fremvisning af et defineret mål. Det smarte er her, at du nu har noget konkret f.eks. i form af tal eller udtalelser, som du kan fremvise chefen, når du (forhåbentlig) har indfriet ønske-målet.

Men hvordan får man så stillet de rigtige spørgsmål og får de rigtige svar?

Hvad og hvordan?

• Hvad er det ønskede resultat? (Sæt tal på så det kan måles)
• Hvad betyder dette resultat for forretningen?
• Hvordan kan du måle processen? (Eksempelvis antal deltagere, deres engagement eller tilmeldinger til næste gang)
• Hvordan kan du påvirke resultatet? (Måske du kan præge samtalen mellem de deltagene, vælge specifik venue eller tilpasse andre faktorer der påvirker eventen)

Hvem og hvorfor?

• Hvem har ansvaret for resultatet opnås? (Uddeleger delopgaver)
• Hvordan ved du, at du/I har opnået det ønskede resultat? (Kan du måle på resultat løbende i processen, lige efter eller først over en længere periode?)

Når du er blevet helt skarp på at udforme og aflæse dine KPI’er på enkelte opgaver, kan det med fordel også benyttes til at måle andre resultater for virksomheden generelt.