Når der skal findes 10.000 overnatningsmuligheder i en destination med 1200 – 1500 hotelværelser, så skal der tænkes kreativt. I tæt samarbejde med de øvrige aktører udviklede vi en række både traditionelle og utraditionelle overnatningsmuligheder. Der var meget lidt data og viden tilgængeligt fra tidligere VM-stævner, så meget skete ud fra OrgaNicers research herunder en studietur til det daværende års værtsby.

Aftaler med hoteller i Herning by og i en radius på ca. 45 minutter blev forhandlet af OrgaNicer. Med base i Herning og et tæt kontinuert samarbejde med de mange hoteller i omegnen, så var vi i stand til at imødekomme ønsker og behov hos holdene og arrangørerne. 

Publikum fik mulighed for at overnatte privat hos lokale borgere, i hyggelige teltlejre og på mange andre måder i byen eller helt tæt på arenaen. Danmark kan være et dyrt land at besøge og mange af de besøgende fans fik med de mange – og prisbillige muligheder – chancen for at heppe på deres hold.

Vi oprettede en reception der modtog alle overnattende publikummer ved arenaen. Derved sørgede vi for at hjælpen aldrig var langt væk. Både forhåndsbookede og walk ins havde mulighed for at booke overnatning inklusiv leje af soveposer m.m. Der var sociale mødesteder udenfor arena og fanzone, og mulighed for indkøb af dagligvarer.

Vi benyttede os af vores mange kontakter og erfaring med forhandling af hotelaftaler. Og vi gjorde det hele i tæt samarbejde med arrangører såvel som lokale aktører. Med vores mellemkomst sikrede vi at både arrangører, besøgende og hoteller havde en positiv oplevelse. Vi bidrog til at hotelpriser ikke skød unødvendigt i vejret, at der var prisbillige alternativer til rådighed og at hele destinationen profiterede af eventen.