Case: Agromek

Nordeuropas største landbrugsmesse 

Agromek er landbrugsmessen, der gennem mere end 40 år har samlet landbrugsindustrien, dens leverandører, kunder og samarbejdspartnere. Det er her hele branchen mødes, netværk skabes, handler indgås, og inspiration og viden opstår.
Agromek har siden 2012 hyret os til at stå for håndteringen af de internationale inviterede gæster samt koordinering af rejser/ophold for medlemmer af pressen. Der skal bruges ca. 1000 værelser per dag i 2 dage og ca. 300 i 2 dage og gerne inden for 35-45 km afstand.

 

Hvad gjorde vi?

Vi koordinerede rejseprogram (inkl. booking af flybilletter) for medlemmer af pressen samt shuttle til alle hotellerne, jyske lufthavne samt MCH Vardevej, der skulle afstemmes med alle de udenlandske gæsters ankomst og afrejse. 

Der var prisforhandling og koordinering af hotelværelser. Der skulle bruges ca. 1000 værelser per dag i 2 dage og ca. 300 i 2 dage og gerne inden for 35-45 km afstand.

Under hele forløbet er der generel meget tæt kontakt med Agromek-Teamet, hvor vi bl.a. løbende afholdt vi statusmøder, hvor nuværende og forestående opgaver blev vendt og tidsplanen opdateres. 

Ansvarlig for callcentret, hvor vi kontakter de inviterede, som endnu ikke har accepteret eller afslået deres invitation.

Bemandet infoskranke på alle messedage (samt vagttelefon), hvor vi bl.a. stod for udlevering af navneskilte, billetter til festmiddag til de internationale inviterede gæster, samt sørge for, at shuttlebusserne bliver sendt afsted på de rigtige tidspunkter, med de rigtige gæster.

Derudover var der også opgaver som :

  • Udarbejde bordplan til festaften til ca. 1200 deltagere
  • Assistance til visa ansøgninger
  • Seating af ca. 1400 gæster til festmiddagen
  • Grundig evaluering med samarbejdspartnere og Agromek efter endt arrangement

 

Hvad virkede?

De udsendte invitationer til alle udenlandske gæster og opfølgningen på disse i form af reminders per mail samt call center.

Derudover fik vi trykt navneskilte og uddelt til messens deltagere samt afstemning af gæsternes og udstillernes ønsker mht. indkvartering.

Igen brug af egne systemer (designet med Agromeks farver og logoer), som gør det enkelt for både udstiller, at indstille gæsteemner og for gæsterne at tilmelde sig og registre deres rejseprogram. Herfra kan busselskabet selv trække opdaterede rejselister, til deres kørelister.

Der er stor fordel i tæt og god kontakt med hotellerne og busselskab, som gør at der hurtigt kan ageres på ændringer o. lign.        

Den tætte kontakt med Agromek-Teamet gennem hele forløbet og det faktum, at vi efterhånden har lavet arrangementet så mange gange, at vi kender mange af udstillerne (og deres ønsker) og gæsterne rigtig godt, hvilket er en stor fordel for hele processen. Det samme gælder for Agromek Teamet og vores samarbejdspartnere.

 

 

OrgaNicer sørgede bl.a. for


Invitationer

Udsendelse og opfølgning på svar.


Registrering

Af de tilmeldte og efterfølgende hotelhåndtering.


Rejsehåndtering

Som eksempelvis visumansøgninger.


Navneskilte

Tryk og udlevering til deltagere.


Shuttleservice

Transport til/fra lufthavn samt mellem venues.


Call Center

Så vores samarbejdspartnere altid har hjælp at hente.

“Jeg har flere gange haft fornøjelsen af, at samarbejde med OrgaNicer i forbindelse med Agromek, hvor de har taget hånd om op mod 800 af messens udenlandske gæster.

Det er alt fra koordinering af shuttle-kørsel, hotelovernatninger samt assistance ved den store internationale åbningsfest.”

 

Sisse Merrild Nielsen, Projektleder MCH

Hvorfor vælge os?

  • VI KAN HÅNDTERE STORE OPGAVER

  • VI GØR DET NEMT FOR DIG

  • GRATIS INDHENTNING AF ALLOTMENT

FORBLIV UP-TO-DATE og modtag nyhedsbrevet

Tilmeld dig vores ugentlige nyhedsbrev, og modtag guldkorn direkte i indbakken

© 2020 OrgaNicer, All Rights Reserved