Vi koordinerede rejseprogram (inkl. booking af flybilletter) for medlemmer af pressen samt shuttle til alle hotellerne, jyske lufthavne samt MCH Vardevej, der skulle afstemmes med alle de udenlandske gæsters ankomst og afrejse.
Der var prisforhandling og koordinering af hotelværelser. Der skulle bruges ca. 1000 værelser per dag i 2 dage og ca. 300 i 2 dage og gerne inden for 35-45 km afstand.
Under hele forløbet er der generel meget tæt kontakt med Agromek-Teamet, hvor vi bl.a. løbende afholdt vi statusmøder, hvor nuværende og forestående opgaver blev vendt og tidsplanen opdateres.
Ansvarlig for callcentret, hvor vi kontakter de inviterede, som endnu ikke har accepteret eller afslået deres invitation.
Bemandet infoskranke på alle messedage (samt vagttelefon), hvor vi bl.a. stod for udlevering af navneskilte, billetter til festmiddag til de internationale inviterede gæster, samt sørge for, at shuttlebusserne bliver sendt afsted på de rigtige tidspunkter, med de rigtige gæster.
Derudover var der også opgaver som :
- Udarbejde bordplan til festaften til ca. 1200 deltagere
- Assistance til visa ansøgninger
- Seating af ca. 1400 gæster til festmiddagen
- Grundig evaluering med samarbejdspartnere og Agromek efter endt arrangement