Nogle gange må man så bare bestille noget flis
I’m only happy when it rains
I’m only happy when it’s complicated
Garbage
Udfordringer.
De dukker op i tide og utide. Også når du har allermest travlt. Det er mødeplanlæggerens lod, at være den, der finder en god løsning på udfordringerne. En løsning, der fungerer – og som ikke sprænger budgettet.
Sådan som det fx skete for Michael, der er projektleder på Danske Parkdage, der er en stor konference for folk, der arbejder med udvikling og vedligeholdelse af nutidens og fremtidens grønne rum – parker, landskab og natur.
Michael fik et helt nyt punkt på budgettet, sidste gang de afholdt Parkdage. For det regnede og regnede. Og de havde dét år, sensommeren 2017, valgt at afholde Danske Parkdage i et stort telt i Botanisk Have i Aarhus.
”Valget faldt på den utraditionelle løsning med et telt i Botanisk Have, da haven har særlig og ikonisk værdi for målgruppen. Og i øvrigt ligger Botanisk Have centralt i Aarhus og praktisk i forhold til de mange udflugter, som er en del af konferencen. Telt-løsningen minder lidt om en Roskilde Festival med de fordele og ulemper, det giver; desværre regnede det meget og det ødelagde noget af charmen ved løsningen. Vejret gav en del følgeudgifter.”
Michael Nørgaard, projektleder
Og så måtte Michael bestille noget flis.
For nok havde de praktisk tøj på, men ikke sådan decideret festival-mudder-survival-tøj. Og tørskoede skulle deltagerne jo nå frem. Den centrale placering midt i Aarhus gav en masse muligheder, som fx ture ud i Kulturhovedstaden. Altså færre Powerpoint-præsentationer og mere samtale og hands-on vidensdeling.
Og helt ærligt. Det er jo dét, vi kommer for, når vi går til møde.
Vi vil lære noget af hinanden.
Ellers kunne vi jo bare sende en mail. Du ved, sådan en lidt kedelig én med mange vedhæftninger, der hedder noget med Bilag A3.5 eller sårn.
At benytte utraditionelle mødesteder, som fx et telt i Botanisk Have, rummer både muligheder og svagheder. De utraditionelle mødesteder gør, at vi nogle gange kan få engageret vores deltagere i en væsentlig højere grad, at vi kan tiltrække flere deltagere og i det hele taget nå meget bedre omkring vores formål med at mødes.
Men det kan også betyde uventede udgifter, ekstra bøvl og logistik, man lige skal tænke lidt over.
Men det er næppe jordens undergang…
For ligesom Michael fandt en fin løsning med flis, så deltagerne til Park Dage ikke fik våde fødder, så gør du det også.
Hvis vi virkelig mener det der med, at vi vil prøve noget nyt til vores møder, at vi vil involvere deltagerne mere og have fokus på at realisere vores mødeformål, ja, så er der ikke andet at gøre end at være lidt modig! Som Michael, der godt turde holde konference i et telt, selvom det gav nogle udfordringer.
Så ret ryggen, skyd hjertet op i livet og tænk ud af konferencelokalet!
God fornøjelse – jeg er helt sikker på, at det bliver fedt og en uforglemmelig oplevelse for dine deltagere, og dig selv ikke mindst.
De bedste hilsner,
Stine Nybo
Projektchef i OrgaNicer
