Praktik og logistik

Tilmelding og registrering

Vi har nogle effektive tilmeldings- og registreringssystemer. Og så er håndteringen heraf én af de services, vi løser rigtig mange af for vores kunder. Og fordi vi har erfaringen og løser rigtig mange af denne type opgaver hen over året, kan vi løse opgaven til en skarp pris.

Lad OrgaNicer hjælpe med registrering og tilmelding og spar tid.

  • Online tilmeldingsformular – selvfølgelig med grafisk tilpasning, så det matcher dit arrangements udtryk.

  • Mulighed for differentierede deltagertilbud. Dvs. at vi laver forskellige deltagerkategorier, der får adgang til forskellige muligheder under registreringen.

  • Mulighed for din egen unikke e-mailadresse til arrangementet.

  • Adgang til online deltagerlister og andre rapporter efter ønske. Det betyder, at du som arrangør altid kan følge med i den aktuelle status på tilmeldinger. Du kan også få adgang til at downloade forskellige grafer og oversigter til intern brug.

  • Link du kan indsætte direkte på din egen hjemmeside. På den måde giver du dine deltagere let adgang til tilmeldingen (også når de løbende har rettelser til deres tilmelding). Så slipper du for hundredvis af mailkorrespondancer frem og tilbage.

  • Håndtering af indbetalinger. Vi sørger for det hele og afregner efter endt arrangement til dig med én samlet slutregning.


Håndtering af overnatning

Det kan være overvældende, hvis overnatning ikke er en opgave, du er vant til at håndtere. Det er jo ikke sikkert, du kender det endelige antal deltagere, allerede når du forhandler kontrakt med eksempelvis hotellet. Eller husker de aftalte deadlines, såsom annulleringsfrister midt i dine mange andre opgaver. Og så falder hammeren og du ender med at måtte betale for værelser, du alligevel ikke skulle bruge

Vores bookingeksperter er mestre i hotelhåndtering og hjælper dig gerne med:

  • Indhentning af allotment

  • Forhandling af kontrakt med overnatningsstedet

  • Håndtering af bookinger og registreringer af overnatninger

  • Håndtering af deltagernes værelser og ‘No-Shows’ (det vil sige deltagere, der ikke dukker op og derfor ikke skal bruge deres værelse)

  • Håndtering af deltagernes individuelle behov og forespørgsler på mail og telefon samt koordinering med overnatningsstedets personale.


Valg af venue

Hos OrgaNicer kan du altid få hjælp og sparring, når du skal finde den perfekte lokation til din kommende konference, kursus, generalforsamling eller anden form for event. Ud over at du skal finde et venue, der danner de perfekte rammer om dit arrangement, er der en masse praktiske ting, du skal have med i dine overvejelser. Og ikke mindst deadlines og betingelser, du skal være yderst opmærksom på, hvis ikke budgettet skal løbe løbsk.

Vi kan i reglen forhandle os frem til en bedre pris og/eller bedre betingelser. Derudover hjælper vi også meget gerne med:

  • Indhentning af tilbud efter aftale med dig som arrangør.

  • Kontraktforhandling med venue, booking og registrering af lokaler og AV-udstyr, forplejning, mm.

  • Koordinering af deltagere ift. kapacitet, bespisning og annulleringsbetingelser, samt evt. håndtering af afregning.

  • Løbende dialog med venue.

  • Rådgivning omkring seating etc.


Abstract and papers

Har du behov for at håndtere dokumenter som Abstracts and Papers, kan OrgaNicer også hjælpe. Opsætningen af Abstract and Papers kan både designes, som en integreret del af arrangementets tilmeldingsskema – eller som et tillæg til jeres tilmeldingsskema.

OrgaNicer hjælper dig fra start til slut med håndtering af Abstract and Papers, herunder:

  • Oprettelse af elektronisk tilmeldingsskema og grafisk opsætning i samarbejde med dig
  • Udarbejdelse af link til abstract upload til opsætning på dit arrangements hjemmeside
  • Online oversigt, så du som arrangør selv kan følge med i de indkomne oplæg

  • Automatisk nummertildeling ved indsendelse
  • En samlet generel elektronisk udsendelse til deltagerne

Seating

Seating handler om at styre præcis hvilken placering, dine deltagere har til et arrangement. Seating er et stærkt værktøj indenfor mødedesign. Der kan være mange årsager til, at du gerne vil have hånd i hanke med hvordan dine deltagere er placeret til fx en konference, en gallamiddag eller en frokost. Vi har håndteret seating på mange forskellige typer af events på alt fra 25 til 2500 personer.

Eksempler på, hvornår det giver mening at bruge seating:

  • Når du gerne vil give dine VIPs en særlig oplevelse.

  • Når du gerne vil hjælpe dine deltagere til at netværke med de rigtige personer.

  • Når du gerne vil prisdifferentiere dit deltagergebyr.

  • Når du gerne vil sikre, at bestemte grupper af deltagere, sidder sammen (fx fordi de har et stærkt ønske herom).

  • Når du gerne vil sikre, at dine deltagere styrker deres netværk i en bestemt branche (hvilket de ikke gør, hvis de bare sidder sammen med dem, de plejer – og det gør de fleste, hvis ikke du faciliterer en anden måde at sidde på).

  • Eller af helt andre individuelle grunde alt efter arrangementstype og formål.


Shuttle/transport

Det er god service at sørge for transport til dine deltagere, når du afholder en event. Har du selv for mange opgaver på bordet, påtager vi os gerne shuttleopgaver af enhver størrelse – fra én til mange hundrede deltagere.

Eksempler på opgaver, vi ofte løser for vores kunder er: 

  • Håndtering og forhandling med diverse transportudbydere. Herunder bus, fly, taxa, billeje mm.

  • Registrering af deltagernes rejseoplysninger.

  • Shuttleplaner og koordinering med hhv. deltagernes overnatningssted og venue.

  • Løbende support til deltagerne, herunder mulighed for ændringer i rejseplaner.

  • Løbende dialog med leverandører af transport.


Online Standbooking

Har du et antal samarbejdspartnere eller udstillere, der skal have standplads på din konference? Så har vi det rigtige system, så du kan tilbyde dine udstillere at bestille standplads til din konference på en enkel måde. Det hele foregår online. Det betyder, at du selv slipper for en masse arbejde.

Udover booking af stande håndterer vi også de mange spørgsmål der måtte opstå fra udstillere:

  • Hvor stor må standen være?

  • Hvor mange sælgere, må jeg have på standen?

  • Skal vi selv betale for forplejning?

  • Hvordan med overnatning til mit personale?

  • Er der nok (og de rigtige) strømstik og belysning på standen?


Onsite services

Når du åbner dørene til dit arrangement, er der typisk mange ting at holde styr på. Uanset om du skal afholde en konference, en messe, årsmøde eller anden form for faglig arrangement, er der mange små praktiske opgaver at tage sig af, samtidig med at man skal servicere deltagerne.

Vi assisterer gerne onsite under dit arrangement med bl.a.:

  • Check-in service

  • Udlevering af navneskilte


Ekstern Sekretariat

OrgaNicer tilbyder hjælp til sekretariatsbetjening af f. eks. foreninger. Der kan være kommunikative såvel som administrative opgaver ifm. håndtering af sekretariatsfunktionen

Blandt de mange opgaver, kan vi bl.a. hjælpe med:

  • Udsendelse af invitationer/referater

  • Håndtering af deltagere ved eksempelvis en generelforsamling

  • Facilitering af møder

  • Håndtering af medlemsdatabase (ind- og udmelding)

  • Fakturering

  • Afvikling af møder herunder udarbejdelse af dagsorden


Rejsehåndtering

Skal dine medarbejdere eller kunder på fx en studietur eller anden rejse, så arrangerer vi gerne transport og opholdet for jer. Vi sparrer også gerne på indholdet.

Da vi er en del af branchen, kan vi med stor sandsynlighed skaffe en god samlet pris på jeres tur. Vi kan bl.a. hjælpe med:

  • Transport til og fra lufthavn og rundt på destinationen

  • Håndtering af overnatning på destinationen

  • Kulturelle og faglig oplevelser på turen

  • Visumansøgninger 


Fakturering

Egentlig er det en lille opgave. Men desværre kan den hurtig vokse sig stor. For selvom det burde være simpelt, er der altid udfordringer, når man skal indkræve betaling for deltagelse på et arrangement, en konference, en forskerkongres eller en anden form for professionel event. Det behøver ikke at være bevidst, at dine deltagere ikke betaler til tiden.

Det er her OrgaNicer kommer ind i billedet. Vi løser opgaven for dig, så du får tid til de mere vigtige og komplicerede opgaver:

  • Korrespondance frem og tilbage med deltagerne

  • Udsendelse af regninger i forbindelse med fx en konference

  • Udsendelse af rykkere for manglende betaling for arrangementet


Side-events

Du har selvfølgelig dit officielle program. Med speakers, workshops, osv. Alt det formelle.
Men faktisk giver det ofte rigtig god mening at udvide programmet til din konference. Med valgfrie side events, som dine deltagere kan tilmelde sig. Enten til alle dine deltagere eller til særligt udvalgte grupper, du gerne vil give mulighed for mere uformel dialog.

Vi kan bl.a. hjælpe med: 

  • Sociale arrangementer

  • Udflugter

  • Gallamiddage

  • Bådture

  • Teambuilding

  • Netværksmiddage


Visumansøgninger

Har du udenlandske deltagere til din konference, som har behov for et visum for at kunne deltage i dit arrangement?

OrgaNicer kan håndtere processen omkring visumansøgninger, herunder:

  • Udsendelse af invitation og dialog omkring ansøgning med deltager, efter aftale med dig som arrangør

  • Assistance til udfyldelse af nødvendige blanketter til ambassaden

FØLG MED OG FORBLIV UP-TO-DATE

Tilmeld dig vores ugentlige nyhedsbrev, og modtag guldkorn direkte i indbakken

© 2020 OrgaNicer, All Rights Reserved