8 gode råd – hold et webinar

Har du heller ikke tal på, hvor mange af dine møder i år, der er blevet gjort virtuelle?

Brugen af virtuelle møder og webinarer er eksploderet under covid-19, og du kan med fordel begynde at undersøge webinar-verden, og hvordan du kan afholde et selv.

Jeg har derfor listet nogle gode råd for afvikling af webinarer op her:

• Forbered webinaret lige så godt, som du ville med et fysisk event. Få kortlagt hvem webinaret er til og hvilken værdi det skal give deltageren. Udsend invitationer til webinaret i god tid og dernæst agenda/program med beskrivelser af oplæggene og oplægsholderne. Dertil skal du overveje om der noget, deltagerne kan gøre inden webinaret. F.eks. at udfylde et spørgeskema med deres interesser, som oplægsholderen kan inddrage i sin præsentation.

• Vælg en digital platform der passer til din slags webinar. Der er mange forskellige muligheder for platforme såsom Zoom, Join.me, GoToMeeting eller Adobe Connect. Det kan være en god idé, at vælge en platform der også fungerer godt på mobilen, da flere og flere vil foretrække at se webinaret der. Hvis man vil køre flere webinars, kan det godt betale sig at investere i en betalt platform med god support.

• Overvej om der skal være et begrænset antal deltagere som til et fysisk event. Det kan f.eks. skabe en eksklusivitet, som gør det mere attraktivt for folk at være med. Men om max skal være 20, 50 eller 200, er helt op til dig selv, dog med forbehold på den begrænsning din valgte platformsløsning kan have.

• Sørg for, at deltagerne på den anden side af skærmen bliver involveret. Gør det muligt for deltagerne at møde hinanden digitalt – f.eks. ved at opfordre dem til at bruge et bestemt hashtag under/efter webinaret og opret evt. en LinkedIn-gruppe for deltagerne. Du kan også gøre webinaret interaktivt ved hjælp af afstemninger, refleksionsrunder og spørgsmål via chatten undervejs.

• Test lyd og internetforbindelse i god tid før afvikling. Undgå baggrundsstøj. Her kan det være en god idé at investere i en mikrofon med svingarm, så lyde fra tastatur el. lign. ikke kommer med. Det er altid en god idé med en generalprøve, især hvis der er flere oplægsholdere.

• Hold oplæggene korte. En times webinar med én taler er lang tid og deltagerne kan nemt miste fokus, når de sidder for sig selv. Overvej om et oplæg på 20 minutter plus spørgsmål ikke er nok? Du kan også dele webinaret op i flere sessioner, så deltagerne har mulighed for at gå til og fra, alt efter hvad de finder relevant. Det er en fordel, at man kan se oplægsholderen og ikke bare slides. Sørg for at vælge oplægsholdere som formår at brænde igennem skærmen og som formår at skabe en god stemning – også selvom der ikke er den samme fysiske respons. Anbefal oplægsholderne at de skal lægge op til dialog og kommentarer eller lave en afsluttende spørgerunde via chatfunktionen.

• Optag webinaret. Dette giver både mulighed for at deltagerne kan gense hvad de fandt mest interessant og dele det med andre interesserede, som ikke så det live. 

• Sørg for at samle op efter endt webinar. Send slides, ekstra materiale, videoer, artikler m.m. til deltagerne. Evaluér internt og med dine oplægsholdere – hvad gik godt og hvad kan forbedres, præcis som du ville have gjort, hvis det var et fysisk møde.

Nu skulle du være godt klædt på til at springe ud i den virtuelle mødeverden, så forbered dig og giv det et forsøg.